ניהול זמן – איך לקבוע מטרות ולהשיג אותן

הוספה למועדפים

ניהול זמן – איך לקבוע מטרות ולהשיג אותן

תחושת ה”אין לי זמן” מלווה את רובנו לאורך כל שעות היממה. לכולנו יש הרגשה שיש כל כך הרבה מטלות לבצע, ומעט מדי זמן לעשותן בפועל. לפעמים תחושה כזו עשויה להיות קשורה לחוסר בכוח- כלומר, יש אומנם מספיק זמן, אך מחוגי השעון חולפים בקצב מסחרר ואנו יושבים על הספה ונותנים לזמן פשוט לעבור. למה? כי איננו מסוגלים לעשות כלום בגלל ש… שיש כל כך הרבה מה לעשות. תחושת ה”אין לי זמן” עשויה ללוות אותנו בתקופות עמוסות בעבודה, לפני כנס או כל אירוע חשוב אחר. מנגד, אופן ניצול הזמן יקבע את היעילות שלנו וממילא ישפיע על הצלחתנו כמעט בכל תחום בחיים. בכתבה הנוכחית נציג בפניכם את המדריך השלם – איך לתכנן באופן יעיל את הזמן העומד לרשותכם, וכיצד לקבוע מטרות ולהשיג אותן.

שלב ראשון – קביעת סדר עדיפויות

השלב הראשון אינו רק “טיפ” או עצה טובה לחיים, אלא הוא משמש כבסיס החשוב ביותר להתנהלות מתוזמנת ונכונה. בשלב הראשון יהיה עליכם לסדר רשימה של מטלות העומדות לפניכם, ולציין את סדר העדיפות שלהן- מהחשוב לפחות חשוב.

רשימה לדוגמא:

1. לקרוא מאמר מספר X לעבודה – עדיפות א’
2. לקחת את הילדים לגן – עדיפות ב’
3. להכין מצגת לבוס- עדיפות ג’
4. לערוך קניות – עדיפות ד’.

המומלץ ביותר הוא להכין רשימה קטנה כזו כל בוקר, ליום מתוכנן ורגוע יותר. השקעה פעוטה זו תסייע לנו לעשות סדר בראש ולהתרכז במטלות העיקריות שעומדות לפנינו. היתרון של מהלך כזה הוא שהנושאים שעומדים על הפרק נכתבים באופן מסודר, ולא נמצאים אי שם מרחפים בחלל ומכבידים עלינו.

שלב שני- מתי הזמן המתאים לביצוע המטלות?

לכל אחד מאיתנו יש שעון ביולוגי אישי, שמאפשר לנו להיות צלולים יותר בשעות מסוימות ופחות עירניים בשעות אחרות. אצל רובנו מדובר בשעות הבוקר, אולם ישנם ציפורי לילה ששעות השיא שלהם מתחילות ב24:00 בלילה. העזרו בנקודות השפל שלכם לביצוע מטלות טכניות ופחות חשובות. כך למשל, כשאתם רעננים בבוקר תוכלו לעבוד ולכתוב מאמרים מורכבים, ובשעות אחר הצהריים תוכלו לבצע קניות או לקבל טלפונים מלקוחות.

שלב שלישי – קביעת לוח זמנים לביצוע הרשימה

התכנון אותו הזכרנו קודם הוא להחליט אלו משימות לתעדף על פני אחרות. התזמון הוא הקביעה מתי בדיוק לבצע כל משימה ומשימה. מדי יום, אנו נדרשים להקצות את הזמן המתאים לכל אחת מהמשימות העומדות לפנינו. יחד עם זאת, שימו לב למוקש- אם תקצו יותר מדי זמן למשימה, היא תמלא את כל החלל ולא תאפשר לכם להתגמש. מנגד, אם כלל לא תקצו זמן למשימות, לוח הזמנים שלכם עלול להשתבש. מכאן שהאתגר שלכם הוא להקצות די זמן (אך לא יותר מדי זמן), לכל משימה שקיבלתם על עצמכם.

שלב רביעי – לעבור על הרשימה ולבדוק שהיא ריאלית

קבעתם לעצמכם רשימת מטלות, ואתם מוכנים להסתער עליהן. כעת, עצרו רגע וחשבו- האם פרק הזמן שהצבתם לעשייתן הוא ריאלי? במידה ומדובר במטלה גדולה, כמו הכנת סקר שכר עבור העובדים שלכם, חלקו את המטלות ליחידות קטנות וקבעו מועד סיום לכל אחד מהם. במידה ומדובר במספר משימות קטנות, אל תקבעו יותר מ-4 משימות זו אחר זו.

גם אם נראה לכם במבט ראשון שיש לכם את כל האנרגיה הדרושה כדי לבצע את שלל המשימות, אתם עלולים להתעייף בקלות ולעבור את סף הסבלנות והאנרגיות שלכם. השגיאה הגדולה ביותר שניתן לעשות בכתיבת הרשימה שלכם היא הכנת משימות לכל דקה מיומכם. גישה זו מועדת לכשלון חרוץ, שכן רק לעיתים רחוקות ניתן לעמוד בכל שלל המטלות שהצבתם לעצמכם בבת אחת.

מדוע, הרי אתם מנהלים ומוצלחים כל כך, אז מדוע לא בעצם? פשוט, קיימים יותר מדי דברים בלתי צפויים שעשויים להשתבש ולהרחיק אתכם מעמידה במטרות שהצבתם לעצמכם. לכן, חלק מתכנון הזמן שלכם חייב לכלול גם את ההפרעות הקטנות הללו.

שלב חמישי – מאמץ והתאוששות

ממש כמו מתעמלים בחדר כושר, ביצוע שלל המטלות שלפניכם דורש זמן ומאמץ פיזי. כיצד מנהלים את שלל המטלות בלחץ היומיום? הסוד הוא פשוט ביותר- מתחילים לעבוד, ואז נחים ועוצרים להתאוששות. מתחילים במטלה הקשה ביותר, ולאחר מכן נעצרים, נרגעים ועוברים למטלה קלה יותר. כך למשל, במידה והתרגלתם לעבוד בשצף קצף עד כלות הכוחות, תוכלו לנצל טוב יותר את היום כשאתם במיטב כוחותיכם לשטיפת הסלון, ולאחר שסיימתם את המטלה המאמצת שדרשה מכם מאמץ פיזי של שעה לפחות, עברו לסידורים טלפוניים. למעשה, זו הדרך האנושית וההגיונית ביותר לחלק את שלל המטלות- לא לעבוד עד שהגב כואב ותזדקקו לפחות לחצי יום של התאוששות, אלא להכין לעצמכם הפוגות להתאוששות מראש!

שלב שישי – בעת ביצוע המשימות

הר המטלות שהצבתם לעצמכם עומד ומצפה רק לכם. אבל אתם מצוידים- הכנתם מראש את כל כלי הנשק: סדר עדיפויות נכון והפוגות קצרות למאמץ ולהתאוששות ואתם ממש מוכנים להתחיל. יסוד חשוב בניהול זמן אומר, שיש לדבוק כל פעם במשימה שלפניכם ולסיים אותה. במילים אחרות- בזמן ביצוע כל אחת מן המטלות, אל תחשבו על שום משימה אחרת.

נניח שקבעתם לכם למטרה להספיק לראיין את אחד הלקוחות שלכם. יש להתרכז בראיון בלבד, ולא לחשוב על המטלות הבאות. התועלת בלהיות “כאן ועכשיו” בכל מטרה או משימה היא עצומה- כשאתם לא חושבים על הצעד הבא, אתם ממוקדים לחלוטין במשימה ויכולים לבצע אותה על הצד הטוב ביותר.

שלב שביעי – טיפול בהפרעות וגזלני זמן

לכל אחד מאיתנו יש גזלני זמן הגוזלים מאיתנו את הזמן היקר העומד לרשותנו. למעשה, ייתכן מצב בו תכננו והצבנו לעצמנו יעדים ריאלים לביצוע אך גזלני הזמן הצליחו “להערים” עלינו. מסתבר שהגזלנים האלו מושרשים עמוק בתוכנו, ואת חלקם קשה מאוד לאתר ועל אחת כמה וכמה להשתלט עליהם.

כמה מגזלני הזמן הידועים:

• עצלות
• אי האצלת סמכויות
• תוכניות עבודה לא מציאותיות
• צורך בביצוע מחודש של מטלות
• מטלות שלא הושלמו ודורשות הכנה נוספת פעם שניה
• ניירת מיותרת או פריטים משרדיים שלא טופלו בזמן
• ועוד ועוד

המטרה שלכם אינה למנוע את גזלני הזמן לחלוטין (כיוון שלעיתים זה לא אפשרי), אלא לנסות לפקח עליהם עד כמה שניתן. נסו לנתח את ההפרעות ולטפל בהן מבעוד מועד לפני שיהפכו לגזלני זמן, האצילו סמכויות בזמן אמת או קבצו את המשימות לטיפול ממוקד בזמן שנוח לכם.

שלב שמיני – כיצד להתגבר על מחסום העצלות/ההתמהמות?

כדי להתגבר על המחסום הקשה של העצלות בביצוע המטלות החשובות, יהיה עליכם לחשוב בראש ובראשונה על התועלת הרבה הטמונה בביצוע פעולות בזמן הנכון. פעולות המתבצעות בזמן המתאים, דורשות מכם פחות אנרגיה וביצוען מאפשר לכם להסיר את העול המרחף מעל ראשיכם.

כדי להמחיש עקרון זה, תוכלו (כפי שהצענו בתחילת המדריך) להכין רשימת מטלות ולשמור אותה בטווח ראייתכם. כך תוכלו להפיק הנאה מרובה מהפעילויות שהצלחתם להשלים באופן מידי ולבדוק אלו פעולות נשארו לכם לבצע. אם אתם עדיין מתקשים לעמוד במטלות שלכם, הציבו לפניכם מערכת תזכורות. הפיתוחים הטכנולוגיים החדשים עושים את העניין פשוט יותר, ומאפשרים לכם להשאיר לעצמכם רשימת מטלות חשובות ביומן או לוח שנה אלקטרוני ולפעמים אפילו בשעון שעל ידכם. שמרו את הרשימה בטווח הראייה שלכם.

שלב תשיעי – כשלפניכם משימה עצומה בגודלה

לעיתים קרובות עומד לפנינו פרויקט ענק בעבודה, אירוע משפחתי או עסקי גדול ורחב היקף, ואיננו מוצאים את ידינו ורגלינו מרוב מטלות ועומס. בביצוע משימות בסדר גודל נרחב, קל יותר יהיה להתגבר עליהן אם תחלקו את המשימה הגדולה, למטלות קטנות וברות ביצוע.

במשימות קטנות, ועל אחת כמה וכמה במשימות גדולות ומורכבות, יהיה עליכם לערוך רשימה מסודרת של תתי המשימות, ולרשום בצד מהו הזמן המוערך לביצוע כל מטלה. הציבו את הפעולות השונות העומדות לפניכם במסגרת זמן ותאריכי יעד, ובצעו אותן לאט לאט לפי סדר העדיפויות. מדוע כה חשוב לרשום את הזמנים המוערכים לביצוע כל מטלה? היסוד החשוב ביותר בניהול זמן אפקטיבי, הוא לדעת שלעיתים מטלות שנראות לנו קצרות וקלות לביצוע, מביאות לגזל זמן בלתי מבוקר. על ידי הערכת זמן נכונה נוכל לדעת מהו הזמן העומד לרשותנו לביצוע כל אחת מן המטלות, ולשבץ אותה בלוח הזמנים שלנו.

שלב עשירי – לדעת להאציל סמכויות

מתי מגיע הזמן לחלק את המשימות לשותפינו לעבודה או לבני הבית? כאשר הזמן העומד לרשותנו אינו מספיק לנו, למרות כל הכלים הנ”ל. כל יועץ עסקי מדופלם יסביר לבעל העסק המתחיל, שהצלחת העסק ושגשוגו תלוי במידה רבה ביכולת שלו לאפשר לאחרים לבצע מטלות שונות (וכך לפנות יותר זמן לעצמו). עם זאת, למנהלים רבים קשה מאוד לבצע האצלת סמכויות בפועל. האצלת סמכויות דורשת מאיתנו פעמים רבות לפתור את הבעיות שנוצרות על ידי העובדים או בני המשפחה שלנו, וקשה להכשיר אותם לעבודה כמונו, המנוסים והמוצלחים מהם.

אז מה בכל זאת ניתן לעשות? כל מנהל או בעל בית נדרש לרמה מסוימת של ענווה. האצלת סמכויות היא אומנם נטילת סיכון מסוים, שכן אף אחד לא יבצע את המטלה טוב כמוכם. אולם, רוב האנשים לומדים ומשתפרים ומבצעים מטלות טוב יותר בפעם הבאה.

 

הוספה למועדפים